Sinds het begin van het vaccineren gaat er al van alles mis. Voor de overheid is het uiteraard vervelend dat er zo’n vergrootglas op ligt en dat iedere bottleneck uitgebreid wordt besproken in praatprogramma’s. Maar hoe los je deze logistieke bottlenecks op in het vaccinatieproces.

Hoogleraar Jan Fransoo legt uit dat er logistiek gezien maar drie bottlenecks zijn bij het vaccineren: de prikker, het vaccin en de bovenarm (de gevaccineerde). Als deze optimaal bij elkaar worden gebracht loopt alles gesmeerd. 

Maar dat ging niet vanaf het begin al zo voorspoedig

De vraag is dus…

Wat je kan leren van de aanpak van de overheid. Waar liggen de bottlenecks en hoe heeft de overheid deze weten overkomen. 

Bottleneck #1: het vinden van de juiste locatie

De eerste logistieke uitdaging was het vinden van een geschikte locatie betreffende de opslag van vaccins. De keuze hiervan is uiteindelijk gevallen op het dc van Movianto uit Oss. De reden hiervoor is dat zij al negen jaar lang ervaring hebben met de opslag van de jaarlijkse griepprik en dus het eest gekwalificeerd zijn om de opslag en distributie hiervan te regelen.

De vaccins worden hier opgeslagen in 24 grote vriezers. Daar worden zij in de nacht klaargemaakt voor transport. Waarna de vaccins binnen vijf dagen worden gezet.

Dit betekend dat de vaccins net zo vlot eruit gaan als dat zij binnen komen. De enige twee keer dat dit anders was, was tijdens de tijdelijke stop van Astrazeneca en het Jansen vaccin. Toen gingen de zendingen met deze vaccins die klaarstonden weer de vriezer in. Daarnaast bevoorraad het bedrijf zo’n vijf- à zesduizend priklocaties, verschillend tussen GGD’en, huisartsen en zorginstellingen.

Bottleneck #2: het organiseren van het vervoer

De tweede uitdaging waar de logistiek voor stond is het vervoer van vaccins van en naar het distributiecentrum in Oss, en naar de priklocaties. 

Het vervoeren van het Pfizer vaccin gebeurd ijskoud, namelijk op -80 graden. Daarmee komt gelijk de vraag. ..

Hoe pakken we dit aan? 

Uiteindelijk is er gekozen om droogijs te gebruiken tijdens het vervoer. Dit heeft het vermogen om de vaccins voor een week op -79 graden te houden. 

Maar dat was niet het enige probleem. Ook de informatievoorziening vanuit de farmaceut was summier. Zo was het lastig te achterhalen (voordat het vaccin er was) hoeveel er in een enkele doos zit, hoeveel de doos weegt en welk formaat de doos heeft. De reden waarom in dit geval Pfizer deze informatie niet wilde prijsgeven is dat zij niet haar geheimen wilde delen met andere farmaceuten. 

Het maakte het voor Nederland in ieder geval lastiger om haar logistiek goed af te stemmen. Niet alleen voor de vervoerders maar ook voor verpakkingsproducenten. 

Maar daar bleef het niet bij. Nadat er onvoorzichtig werd gedaan met het vervoer van vaccins. (Onder andere dat een kroketten vervoerder het Pfizer vaccin onvoorzichtig vervoerde). Werd op 9 februari de regels omtrent het vervoer van vaccins aangescherpt. Daarin werd besloten dat alleen in geneesmiddelen gespecialiseerde vervoerders mogen het vaccin vervoeren. Dit is gedaan omdat er veel gespecialiseerde kennis bij komt kijken.

Bottleneck #3: wisselvallige toelevering van vaccins

Een van de eerste problemen die getackeld diende te worden was de wisselvallige stroom aan vaccins begin dit jaar. Niet alleen Pfizer maar ook Astrazeneca hebben problemen gehad met de productie. Zo werden er maar 920.000 van de beloofde 2,3 miljoen vaccins die door Astrazeneca aan Nederland geleverd in het eerste kwartaal van dit jaar.

Doordat het inenten overgeleverd is aan de toevoer van vaccins, je kan immers niet vaccineren wat je niet hebt, moesten veel mensen opnieuw worden ingepland.

Dankzij de goedkeuring van meerdere vaccins is de afhankelijkheid van de leveringen van een vaccin verminderd.

Bottleneck #4: organisatie van het prikken

De prik strategie is omslachtig geweest. De overheid stond voor de keuze wie zij als eerste wilde prikken. Dit zijn na de mensen uit de zorg, mensen uit risicogroepen geweest. 

Dit maakte het vaccineren heel omslachtig. Omdat er per risicogroep werd geprikt, moest men tot wel vijf keer bij hetzelfde bejaardenhuis terugkomen. 

Door de versnippering van de vaccinatie is het allemaal erg omslachtig gegaan. Hierdoor duurde het inenten naar schatting enkele weken tot zelfs een maand langer dan nodig was. 

Dankzij dit beleid is een gemiddeld verzorgingstehuis anderhalve week kwijt geweest aan het voorbereiden van de vaccinaties. Terwijl de vaccinaties zelf maar 3 a 4 uur in beslag namen voor het vaccineren van het halve bejaardenhuis. De andere helft diende via de huisarts te gaan terwijl die gemakkelijk op dezelfde dag hadden gekund.

Hoe de overheid dit anders aanpakte

Daarna is er een omschakelmoment gekomen. De overheid het vervolgens anders aangepakt en het per leeftijdscategorie ingepland. 

Dit zorgde ervoor dat er minder onduidelijkheid was en het prikken opgeschaald kon worden. 

Bottleneck #5: afspraken makkelijker maken

Nu alle ouderen zijn geweest, is het tijd voor werkend Nederland om zich te laten vaccineren. Dit kan mogelijk tot een nieuwe bottleneck leiden. Deze groep mensen en met name de jongeren hebben veel minder kans om ziek te worden van het corona virus. Waardoor zij de noodzaak om zich te vaccineren minder zullen voelen.

Maar dat is niet het enige. Daarnaast hebben zij het door hun werk en privé leven een stuk drukker dan de gemiddelde 60+er. Waardoor het lastiger voor hen is om een prik afspraak in te plannen. 

Het zal dan ook niet helpen dat er op dit moment alleen nog maar kan via een callcenter zich aan kan melden voor een vaccinatie, waar men uren aan de lijn moet hangen. 

De oplossing die Hugo de Jonge heeft voorgesteld is het aantal callcenter medewerkers te verhogen naar 9500. Ondanks dat de Jonge heeft gezegd dat het systeem de grote hoeveelheid mensen aankan is dat toch anders gebleken. En kampte zij in April 2021 nog met storingen waardoor zij afspraken niet konden inplannen en vaccinatiecijfers niet konden doorgeven. 

Hoe het anders kan

Paul Enders pleit voor een alternatieve oplossing voor dit probleem. Hij vindt het huidige systeem niet flexibel. Hoe het er nu aan toe gaat is dat mensen eerst een brief krijgen en vervolgens een afspraak moeten maken waardoor zij soms uren in de wacht staan voordat zij er doorheen zijn. 

Enders wilt toe naar een afsprakensysteem dat is voorgesteld door de experts. Daar kunnen mensen zichzelf online aanmelden, ongeacht hun leeftijd. Het systeem zoekt vervolgens pas naar een geschikte datum en locatie. De afspraak kan dan vervolgens via sms of email naar de persoon worden verstuurd. 

Door het op een later moment toewijzen van de locatie en datum kan men flexibeler inspelen op de hoeveelheid beschikbare vaccins. En hoeft het callcenter niet constant mensen af te bellen als een afspraak wijzigt. 

Deze methode zou ook twee andere voordelen hebben. Wanneer er een nieuw vaccin komt hoeft men niet opnieuw een brief te ontvangen maar kunnen simpelweg worden ingedeeld. 

Daarnaast kan aan het einde van de dag de overgebleven vaccins opnieuw worden verdeeld aan de mensen die daarvoor in aanmerking komen. Die krijgen dan een melding als zij dat dan al zouden willen hebben. 

Melman stelt dat de GGD de noodzaak om deze bottleneck ten volle aan te pakken nog niet voelt. Zij zijn wel al in gesprek zijn met vertegenwoordigers van het RIVM en het ministerie van Volksgezondheid. Het idee is om een afsprakensysteem te maken zodat men makkelijker zelf een afspraak in kan plannen. 

Op deze manier hoopt het RIVM en haar advies team dat bottleneck weer bij de vaccins komt te liggen en niet bij de arm. 

Bottleneck #6: doorstroming van gevaccineerden

Het opschalen van het aantal prikken werd als eerste aangepakt door het logistieke advies team van Fransoo. Het verhogen van de capaciteit is gedaan door het administratieproces los te koppelen van de prikkers. Hoe dat er nu uitziet is dat de genodigden in een rij wachten om zich aan te melden bij een aanmeldbalie. Daar controleren zij de gezondheid en het ID van de bezoeker. 

Wanneer deze verwerkt zijn kan men direct door naar het eerste prik hokje dat vrij is gekomen. Daar krijgen zij hun prik.

Doordat de prikkers gevrijwaard zijn van andere activiteiten is de prik capaciteit van een enkele prikker verdrievoudigd. Van 20 naar 60 prikken per uur. 

Bottleneck #7: Te weinig capaciteit bij huisartsen

Voor huisartsen is het inenten van het corona vaccin een grotere klus dan eerst werd gedacht. Voor hen levert het vijf tot tien keer meer werk op. Het is dan ook geen wonder dat het misging bij de registratie van de gegevens van de patiënten. Zo was het tijden onduidelijk welk vaccin ongeveer een miljoen mensen kregen, doordat zij meerdere registratie systemen gebruikten en hun administratie achter liep.

Daarnaast drukte het op de reguliere zorg die er gewoon bij kwam. 

Het is daarom ook goed dat het prikken uit handen zijn gegeven aan de GGD. Dit gaat om ongeveer een miljoen mensen die tussen 18 en 64 zijn met een medisch risico. Door het overgeven van de vaccinaties aan de GGD hebben de huisartsen weer ademruimte om mensen te helpen met de reguliere zorg. 

Vrijblijvend sparren
Heb jij een onvervulde vacature voor een logistiek professional binnen jouw organisatie? Neem dan geheel vrijblijvend contact op. Bel naar 088 500 0700 of mail naar: roel@coulant.nl

Lees hier meer over de werkwijze van Coulant of wat wij voor je kunnen betekenen als kandidaat of opdrachtgever.