Beerens Group in logistieke transitie; van kostenpost naar toegevoegde waarde

Beerens Group in logistieke transitie; van kostenpost naar toegevoegde waarde

Omdat bij Beerens Group in Rijen een ervaren logistiek leidinggevende wegviel, was het bedrijf genoodzaakt om een tijdelijke leidinggevende aan te stellen. Noodzakelijk omdat het warehouse-team door moet en de klanten geholpen moeten blijven worden. Tegelijkertijd ook een kans om een ervaren professional met vreemde ogen en kennis van zaken naar je organisatie te laten kijken.

Jalal Marouane is deze tijdelijke professional. Jalal heeft 24 jaar bij meerdere logistieke organisaties gewerkt waar hij onrustig werd wanneer processen vlekkeloos verliepen. Hij begon dan te zoeken naar verbeteringen die hij door kon voeren of projecten die hij op kon pakken. Als interim-professional werkt hij nu bij Beerens om enerzijds een vormende rol te bieden ten opzichte van het huidige team van jonge mensen die graag willen, maar waar de nodige ervaring nog ontbreekt en anderzijds een kritische blik te werpen op de huidige processen en systemen.

Beerens Group in Rijen is specialist in winkelinterieurbouw op de Nederlandse en Europese retailmarkt, de zakelijke markt van kantoren en hotels en de maritieme sector. Beerens maakt winkelinterieurs voor ketens als Kruidvat, Karwei en Zeeman, maar ook voor het luxere segment als Rituals en de Bijenkorf. Door bij Beerens Group het huidige team sturing te geven, mee te nemen in een andere werkwijze en veel meer gebruik te maken van de aanwezige systemen en data moet de operatie voor de toekomst bestendig gemaakt worden met als belangrijk doel; rust en overzicht brengen in de logistieke organisatie en als belangrijkste doel; klanttevredenheid.

Wat Jalal naast de verouderde processen opvalt, is de emotie die bij de medewerkers speelt. Het gaat al jaren prima, waarom zouden we moeten veranderen en anders moeten werken. Door deze gedachte blijven de medewerkers makkelijk in het verleden hangen en maakt veranderen lastig. Wat Jalal ook opvalt, is dat de processen, procedures en systemen niet soepel lopen. Veel operationele en uitvoerende kennis is in de afgelopen jaren weggevloeid. Daarnaast is er gebrek aan het gebruik van data om op te sturen. Alle benodigde data is in de basis aanwezig om datagedreven te kunnen werken, maar de inzichten zijn onvoldoende aanwezig. Door de leidinggevende en het uitvoerende team aan de hand te nemen, structuren vast te leggen, het warehouse systeem te gebruiken en het team te coachen, verwacht Jalal dat er op korte termijn een logistiek team staat dat niet meer reactief maar juist proactief is, en systeem- en datagedreven en planmatig opereert.

Dagelijks meet en analyseert Jalal de prestatie van het logistieke team; productiviteit, uitlevergraad, behaalde deadlines en pickfouten. Tegelijk maakt Jalal de medewerkers bewust van het feit dat het maken van fouten niet erg is, als er maar wat van geleerd wordt en het de volgende keer is verbeterd. Een gemaakte fout is ook een kans om te verbeteren. Ook is dit een kans om de oorzaken van de missers te achterhalen, uit te zoeken waar het aan ligt (mensen of systeem) en een oplossing daarvoor te bieden.

Wanneer de oplossing geboden is en de correctie is doorgevoerd, wordt er naar de oorzaak gekeken. Mensen kunnen opnieuw getraind worden en systemen moeten af en toe worden gefinetuned. Alleen op deze manier kan het werkproces weer op scherp worden gezet, worden zaken gedocumenteerd en geborgd om in de toekomst op terug te kunnen vallen. Uiteraard is een terugkerende controle een belangrijk onderdeel om het geborgde werkproces accuraat te laten blijven.

Naast het werkproces in de logistiek is Jalal ook met andere interne afdelingen in gesprek waarbij interne communicatie de sleutel lijkt te zijn. Bij Beerens Group was de afleverafspraak met de klant de enige datum dat een artikel had. Omdat productie en interne logistiek met dezelfde datum werkten, liep de uitlevering vrijwel altijd achter de waarheid aan. Er is nu gewerkt aan een opleverdatum vanuit productie naar logistiek, een datum voor klaarzetten binnen de logistiek en een afleverdatum naar de klant. Deze aanpassing zorgt ervoor dat klanten hun artikelen veel meer volgens afspraak geleverd krijgen en er rust is in de keten.

Om de productie op tijd te laten leveren, is Jalal ook met inkoop een gesprek aangegaan om de afleverafspraak bij productie meer op tijd te krijgen. Door deze keten meer rust en overzicht te bieden, ontstaat er een vloeiender proces waarin iedereen weet wat ze kunnen verwachten, wat de workload is en wat er van hen verwacht wordt. Natuurlijk werd altijd alles wel weer opgelost, en voornamelijk door heel erg veel te doen en extra hard te werken. Met dit overzicht en verbeterd werkproces werkt iedereen slimmer en veel efficiënter en is het belangrijkste doel behaald; een goede en tijdige levering naar de klant.

Jeroen Beerens (CEO Beerens Group) ziet dat Jalal een sterke ondersteunende en vormende rol heeft in het huidige team. Bijkomend voordeel is ook dat Jalal een kritische blik heeft op de huidige processen en systemen. Door deze twee zaken te combineren groeit interne samenwerking en kwalitatieve output. Voor Jeroen Beerens is vooral het perspectief dat een externe professional kan brengen van belang. Beerens vervolgt: “Een kwalitatieve interim-professional brengt strategisch inzicht en een focus op procesverbetering. Door grondige analyses kunnen inefficiënties worden geïdentificeerd en effectieve strategieën geïmplementeerd om deze te verbeteren. Dit draagt bij aan de optimalisatie van de logistieke processen binnen onze organisatie.”

Op deze manier maakt de logistiek binnen Beerens Group een groei mee van kostenpost naar een afdeling met aanzienlijke toegevoegde waarde. Jalal voorziet dat, op het moment dat hij naar een volgende opdracht gaat, er een geolied en positief logistiek team staat dat niet meer reactief is, maar systeem- en datagedreven en planmatig opereert.

Over de auteur: Aernout van der Schaaf is al 25 jaar actief in de arbeidsbemiddeling. De laatste 10 jaar met een focus op professionals (HBO/WO) binnen de vakgebieden supply chain, logistiek en transport. 

Snel contact? Chat met ons.